Mapa danych w szkole: jakie źródła masz, czego brakuje, co zbierać legalnie

Czym jest mapa danych w szkole i po co ją tworzyć

Mapa danych w szkole jako narzędzie zarządzania

Mapa danych w szkole to uporządkowany obraz tego, jakie informacje są gromadzone w placówce, gdzie się znajdują, kto za nie odpowiada, jak są wykorzystywane i na jakiej podstawie prawnej są przetwarzane. To nie dokument „dla RODO”, ale praktyczne narzędzie do zarządzania informacją, dzięki któremu dyrektor, nauczyciele i administratorzy widzą pełny obraz danych edukacyjnych w szkole.

Bez mapy danych szkoła działa intuicyjnie: każdy zespół zbiera „swoje” informacje, tworzy własne pliki Excel, formularze Google czy zeszyty, a po kilku latach nikt nie wie, co dokładnie gdzie leży i czy w ogóle wolno było to zbierać. Pojawiają się duplikaty, niespójności, a przy próbie analizy wyników nauczania lub przygotowania raportu dla organu prowadzącego zaczyna się nerwowe szukanie i ręczne łączenie informacji.

Przemyślana mapa danych pozwala zobaczyć szkołę jak organizm, w którym dane płyną między sekretariatem, dziennikiem elektronicznym, wychowawcami, specjalistami, biblioteką, świetlicą i organem prowadzącym. Umożliwia to świadome decyzje: co zbierać, czego nie ruszać, co uprościć, co zautomatyzować i gdzie ryzyka prawne są zbyt duże w stosunku do korzyści.

Korzyści z uporządkowania źródeł danych

Dobrze przygotowana mapa danych w szkole daje kilka bardzo konkretnych korzyści:

• Szybszy dostęp do informacji – wiadomo, gdzie znajdują się dane o uczniach, frekwencji, wynikach, wsparciu psychologiczno-pedagogicznym czy finansach.
• Mniej powielonej pracy – nauczyciele nie wprowadzają tych samych danych do trzech różnych arkuszy, bo widać, że podobne zestawienia można wygenerować z dziennika elektronicznego lub SIO.
• Lepsze decyzje edukacyjne – łatwiej połączyć informacje z różnych źródeł: np. frekwencję, oceny, wsparcie psychologa, udział w zajęciach dodatkowych, a następnie wychwycić uczniów wymagających wsparcia.
• Bezpieczeństwo prawne – ograniczenie zbierania danych „na zapas”, wskazanie zbędnych formularzy oraz jasne podstawy prawne dla najważniejszych procesów.
• Łatwiejsze raportowanie – przygotowanie sprawozdań, raportów dla organu prowadzącego czy informacji dla rodziców staje się mniej czasochłonne.

Z czasem mapa danych staje się także fundamentem prostych rozwiązań z zakresu analityki edukacyjnej. Zanim szkoła sięgnie po „big data” lub zaawansowane narzędzia, musi wiedzieć, co już ma i w jakiej jakości.

Jak wygląda mapa danych w praktyce

Mapa danych nie musi być formalnym, wielostronicowym dokumentem. W praktyce najczęściej przyjmuje formę:

• tabeli lub arkusza kalkulacyjnego z kolumnami: obszar szkoły, źródło danych, typ danych, właściciel, lokalizacja, podstawa prawna, okres przechowywania,
• prostego schematu przepływu danych między systemami (np. dziennik elektroniczny ↔ SIO ↔ system płacowy organu prowadzącego),
• krótkich opisów kluczowych procesów (np. rekrutacja, ocenianie, wsparcie PPP) z listą danych, które w każdym z nich powstają.

Najważniejsze, by mapa była żywa – aktualizowana przy zmianie dziennika elektronicznego, wdrożeniu nowego systemu czy dodaniu kolejnego formularza on-line. Stara, nieaktualna mapa danych tworzy fałszywe poczucie bezpieczeństwa i utrudnia realne zarządzanie informacją.

Główne systemy i formalne źródła danych w szkole

Dziennik elektroniczny jako centralne źródło informacji

Dziennik elektroniczny to w praktyce główny system informacyjny szkoły. To tam trafiają dane identyfikacyjne ucznia, oceny, frekwencja, uwagi, program nauczania, tematy lekcji, a często także informacje o zajęciach dodatkowych czy działaniach wychowawczych.

Przy tworzeniu mapy danych warto wypisać, jakie typy informacji przechowywane są w dzienniku:

• dane identyfikacyjne ucznia i rodziców/opiekunów (imię, nazwisko, PESEL, adres, kontakt),
• dane o przebiegu nauki (oceny cząstkowe, roczne, opisowe, klasyfikacje),
• frekwencja (obecności, nieobecności, spóźnienia, usprawiedliwienia),
• dane wychowawcze (uwagi, pochwały, informacje o zachowaniu, interwencje),
• plan lekcji, przydział nauczycieli, informacje o zajęciach dodatkowych.

Większość tych danych ma podstawę prawną w przepisach o dokumentacji przebiegu nauczania i jest niezbędna do realizacji zadań szkoły. Kluczowe w mapie danych jest zidentyfikowanie, które informacje w dzienniku wykraczają poza wymagane minimum (np. szczegółowe opisy sytuacji rodzinnej, komentarze o zdrowiu czy dane o aktywności rodziców w systemie) i czy ich przetwarzanie jest uzasadnione oraz legalne.

System Informacji Oświatowej i sprawozdawczość

System Informacji Oświatowej (SIO) to kolejne formalne źródło danych. Szkoła przekazuje tam informacje m.in. o liczbie uczniów, nauczycieli, ich kwalifikacjach, organizacji zajęć, wynikach egzaminów, a w ograniczonym zakresie także dane indywidualne uczniów. Dane SIO służą głównie do zarządzania systemem oświaty na poziomie krajowym i samorządowym.

Z punktu widzenia mapy danych w szkole istotne jest przede wszystkim:

• jakie dane osobowe są przekazywane do SIO i na jakiej podstawie,
• w jaki sposób szkoła przygotowuje dane do wysyłki (ręczny eksport z dziennika, osobne arkusze, inne systemy),
• czy dane raportowane w SIO są spójne z danymi w wewnętrznych systemach szkoły,
• kto odpowiada za poprawność danych i ich korektę.

Mapa danych powinna wskazywać relację między dziennikiem elektronicznym a SIO – czy dziennik jest głównym źródłem danych, czy SIO jest zasilane także z innych systemów (np. kadrowo-płacowych). Pozwala to uniknąć podwójnego wprowadzania tych samych informacji i zwiększa jakość danych edukacyjnych.

Dokumentacja papierowa i tradycyjne rejestry

Mimo rosnącej cyfryzacji, w wielu szkołach istotna część danych nadal funkcjonuje w formie papierowej. Chodzi zarówno o dokumentację przebiegu nauczania (arkusze ocen, protokoły klasyfikacyjne), jak i szeroką gamę formularzy: zgody rodziców, deklaracje udziału w zajęciach, dokumentację pomocy psychologiczno-pedagogicznej, arkusze obserwacji ucznia, protokoły zebrań, ankiety.

Mapa danych powinna objąć także:

• jakie kategorie danych znajdują się w segregatorach w sekretariacie, u pedagoga, psychologa, u wicedyrektora,
• jak długo są przechowywane i na jakiej podstawie (instrukcja kancelaryjna, rozporządzenia),
• kto ma do nich dostęp i czy zasady udostępniania są spójne z zasadami dostępu do danych cyfrowych,
• jak przebiega „cykl życia” dokumentu: od pozyskania, przez wykorzystanie, po archiwizację lub zniszczenie.

Papierowa dokumentacja bywa najbardziej „niewidoczna” w kontekście analizy danych, a jednocześnie zawiera wiele wrażliwych informacji (np. opinie PPP, orzeczenia, dane medyczne). Opisanie jej w mapie danych pozwala świadomie zdecydować, które informacje są wykorzystywane wyłącznie w indywidualnej pracy z uczniem, a które można bezpiecznie zagregować do analizy (np. anonimowe statystyki liczby uczniów z orzeczeniami).

Codzienne, nieoczywiste źródła danych w szkole

Arkusze kalkulacyjne i „prywatne” rejestry nauczycieli

Jednym z najbardziej niedocenianych źródeł danych w szkole są arkusze kalkulacyjne i notatniki, które nauczyciele tworzą na własne potrzeby: listy grup, dodatkowe zestawienia ocen, plany pracy, rejestry postępów uczniów, pliki do przygotowania konkursów, projekty edukacyjne. Część z nich zawiera dane osobowe uczniów, a niekiedy także dane wrażliwe (np. informacje o dysleksji, orzeczeniach, problemach wychowawczych).

W mapie danych warto:

• zidentyfikować, jakiego typu pliki nauczyciele tworzą na swoich komputerach lub w chmurze,
• rozróżnić pliki z danymi osobowymi od materiałów ogólnych (konspekty, prezentacje bez danych uczniów),
• określić zasady przechowywania i udostępniania tych plików,
• wskazać, które z tych rejestrów można zastąpić funkcjami dziennika elektronicznego, by ograniczyć rozproszenie danych.

Przykładowo, jeśli nauczyciel tworzy osobny arkusz z frekwencją na zajęciach wyrównawczych, a te zajęcia i tak są wprowadzane do dziennika elektronicznego, warto rozważyć przeniesienie całej ewidencji do jednego systemu. Zmniejsza to ryzyko wycieku danych z prywatnego laptopa i upraszcza analizę (widzimy od razu związek frekwencji z ocenami).

Narzędzia on-line: formularze, platformy, aplikacje

Coraz więcej danych o uczniach trafia do komercyjnych narzędzi on-line: formularzy, platform edukacyjnych, aplikacji do quizów, systemów wideokonferencji czy serwisów do zadań domowych. Część z nich jest potrzebna w procesie nauczania, jednak z perspektywy legalności i bezpieczeństwa dane w nich zapisane również wchodzą w zakres mapy danych szkoły.

Tworząc mapę danych, warto zadać kilka pytań:

• Jakie narzędzia on-line są faktycznie używane przez nauczycieli (nie tylko te „oficjalnie zalecane”)?
• Czy dane uczniów są tam przetwarzane indywidualnie (loginy, adresy e-mail, wyniki), czy jedynie anonimowo (np. prace pod pseudonimem)?
• Czy szkoła ma zawarte odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych z dostawcami systemów?
• Czy istnieje procedura usuwania kont i danych uczniów po zakończeniu edukacji?

Mapa danych powinna obejmować minimum listę narzędzi on-line, w których pojawiają się dane uczniów, wraz z informacją, jakie dane tam trafiają i na jakiej podstawie prawnej. Bez tego trudno mówić o świadomym zarządzaniu informacją i ochroną prywatności.

Komunikacja z rodzicami i uczniami

Kolejnym źródłem danych są kanały komunikacji: e-dziennik, e-mail, komunikatory, grupy na platformach społecznościowych, aplikacje mobilne. To tam pojawiają się informacje o nieobecnościach, usprawiedliwieniach, trudnościach ucznia, prośbach rodziców, często także dane zdrowotne czy informacje o sytuacji rodzinnej.

W mapie danych warto uporządkować:

• które kanały komunikacji są oficjalnie dopuszczone przez szkołę (np. wyłącznie e-dziennik i poczta służbowa),
• jakie typy informacji mogą, a jakie nie powinny być przekazywane poszczególnymi kanałami,
• jak długo przechowywane są wiadomości (np. w systemie e-dziennika) i czy są archiwizowane,
• czy nauczyciele używają prywatnych kont i komunikatorów do kontaktu z rodzicami i uczniami – co jest istotnym ryzykiem z perspektywy ochrony danych.

W praktyce dobrze opisana mapa danych często prowadzi do decyzji o ograniczeniu liczby kanałów kontaktu i uporządkowaniu zasad: np. wszelkie sprawy wymagające ochrony danych osobowych – tylko przez e-dziennik lub służbową pocztę.

Jak zidentyfikować źródła danych, które już masz

Inwentaryzacja systemów i dokumentów

Pierwszym krokiem do stworzenia mapy danych w szkole jest rzetelna inwentaryzacja istniejących systemów i dokumentów. Chodzi zarówno o rozwiązania cyfrowe, jak i papierowe, formalne i nieformalne. Najprościej zacząć od listy obszarów funkcjonowania szkoły:

• nauczanie i ocenianie,
• wychowanie i opieka,
• wsparcie psychologiczno-pedagogiczne,
• rekrutacja i sprawy uczniowskie,
• kadry i płace,
• finanse i zamówienia,
• organizacja pracy szkoły (plany lekcji, dyżury, zastępstwa),
• współpraca z rodzicami i środowiskiem lokalnym.

Następnie dla każdego obszaru warto wypisać, z jakich systemów i dokumentów korzysta się w codziennej pracy: dziennik elektroniczny, arkusze Excela, papierowe formularze, systemy kadrowe, lokalne programy (np. magazyn stołówki), narzędzia on-line. Każde takie źródło należy dalej opisać: jakie dane zawiera, kto je wprowadza, do czego służą, jak długo są przechowywane.

Rozmowy z personelem i obserwacja praktyki

Mapowanie przepływu danych między stanowiskami

Sama lista systemów i segregatorów to za mało. Trzeba jeszcze zobaczyć, jak dane wędrują po szkole: od momentu zebrania informacji, przez kolejne osoby i systemy, aż po archiwum lub usunięcie. Taki „schemat obiegu” często ujawnia niepotrzebne kopiowanie danych albo miejscowe ryzyka.

Pomocna bywa prosta technika: rysujemy na kartce lub w programie kilka podstawowych punktów – sekretariat, księgowość, dyrekcja, wychowawcy, pedagog, biblioteka, administrator IT – i zaznaczamy strzałkami główne przepływy. Następnie dopisujemy przy strzałkach:

• jaki konkretnie zestaw danych jest przekazywany (np. lista uczniów z PESEL, rejestr nieobecności, dane socjalne),
• w jakiej formie (papier, Excel, eksport z dziennika, e-mail),
• jak często (na bieżąco, raz w semestrze, raz w roku),
• kto jest za ten przepływ odpowiedzialny (stanowisko, nie imię i nazwisko).

Przykład: dane o nieobecnościach z dziennika elektronicznego są raz w miesiącu eksportowane do Excela, wysyłane mailem do pedagoga, a potem kopiowane do jego własnego arkusza do analizy. Tego typu praktyki pokazują, gdzie można zastąpić trzy pliki jednym raportem i ograniczyć liczbę kopii danych.

Analiza dokumentów wewnętrznych i procedur

Kolejnym krokiem jest przejrzenie dokumentów, które już opisują sposób pracy szkoły. Statut, regulaminy, polityka bezpieczeństwa informacji, procedury ochrony danych, zarządzenia dyrektora – często zawierają zapisy o prowadzonych rejestrach i dokumentacji, choć nikt ich nie łączy w całość.

Dobrze sprawdza się proste ćwiczenie: przy każdym punkcie typu „prowadzi się rejestr…”, „sporządza się protokół…”, „gromadzi się dokumentację…” dopisujemy:

• kto ten rejestr prowadzi i gdzie jest przechowywany,
• jakie kategorie danych osobowych tam się pojawiają,
• jaka jest podstawa prawna ich gromadzenia,
• czy istnieje termin przechowywania i sposób zniszczenia.

Zestawienie informacji ze statutów i regulaminów z realną praktyką (ustaloną podczas rozmów z personelem) pozwala ocenić, gdzie tworzą się „dzikie” rejestry danych, a gdzie formalnie wymagany rejestr jest prowadzony tylko „na papierze”, bez realnej wartości informacyjnej.

Czego szkole brakuje do kompletnej mapy danych

Luka informacyjna między nauczaniem a wsparciem ucznia

W wielu szkołach dane o nauczaniu (oceny, frekwencja, wyniki egzaminów) są stosunkowo dobrze zorganizowane, natomiast informacje o wsparciu ucznia (dzieci ze specjalnymi potrzebami, trudności emocjonalne, interwencje wychowawcze) rozproszone są po różnych teczkach, mailach i arkuszach.

Taka luka oznacza, że nauczyciele widzą wyniki, ale nie zawsze rozumieją kontekst, a zespół wsparcia zna sytuację ucznia, lecz nie ma pełnego obrazu jego postępów. Mapa danych powinna ujawnić:

• jak są rejestrowane działania pedagoga, psychologa i zespołów ds. pomocy PPP,
• w jaki sposób szkoła udostępnia najważniejsze informacje nauczycielom (tak, aby nie ujawniać nadmiaru danych wrażliwych),
• czy istnieje spójne miejsce, gdzie w bezpiecznej formie zapisuje się kluczowe ustalenia dotyczące wsparcia ucznia.

Bez tego trudno mówić o sensownym wykorzystaniu danych do planowania pomocy – każdy pracuje tylko na swoim fragmencie wiedzy.

Brak spójnych definicji i słowników

Nawet przy bogatej bazie danych pojawia się problem: te same pojęcia są różnie rozumiane. Np. „uczeń zagrożony oceną niedostateczną” może oznaczać co innego dla różnych nauczycieli lub systemów. Dla jakości analiz ważne są spójne definicje i proste słowniki pojęć.

Podczas pracy nad mapą danych warto zidentyfikować obszary, w których:

• te same informacje są kodowane różnymi kategoriami (np. typy nieobecności, przyczyny trudności),
• pracownicy używają tych samych pojęć, ale inaczej je liczą (np. „frekwencja na zajęciach dodatkowych”),
• brakuje minimalnego słownika kategorii, więc każdy tworzy własne nazwy w arkuszu.

Uzgodnione na poziomie rady pedagogicznej proste definicje i słowniki (nawet w formie jednej strony dokumentu) pozwalają później łączyć dane z różnych źródeł i wyciągać wnioski, którym można zaufać.

Dane o dalszych losach absolwentów

Szkoły podstawowe i ponadpodstawowe często widzą tylko fragment ścieżki edukacyjnej ucznia. Po zakończeniu nauki kontakt się urywa, a wraz z nim możliwość oceny, na ile oferta szkoły rzeczywiście przygotowała uczniów do kolejnych etapów.

Przepisy RODO i krajowe regulacje mocno ograniczają pole manewru. Nie można „z ciekawości” śledzić losów uczniów, przechowywać ich starych danych bez potrzeby ani tworzyć „tajnych rejestrów” absolwentów. Można jednak, w granicach prawa:

• korzystać z danych zagregowanych udostępnianych przez organ prowadzący lub OKE (np. statystyki rekrutacji, wyniki egzaminów),
• organizować dobrowolne, anonimowe ankiety wśród absolwentów, w których nie zbiera się danych identyfikujących konkretną osobę,
• sporadycznie prowadzić kontakt informacyjny z absolwentami na podstawie ich dobrowolnej zgody, jasno wskazując cel (np. zaproszenie na spotkanie po latach, badanie satysfakcji).

Mapa danych powinna oddzielać te działania od „twardych” rejestrów szkolnych i jasno wskazywać, gdzie kończy się rola administratora danych szkoły wobec byłego ucznia.

Co wolno zbierać o uczniach, a czego nie

Podstawy prawne przetwarzania danych w szkole

Szkoła publiczna przetwarza większość danych uczniów na podstawie przepisów prawa oświatowego i innych ustaw, a nie na podstawie zgody. Podstawą są m.in. ustawa Prawo oświatowe, Karta Nauczyciela, przepisy o SIO, rozporządzenia w sprawie dokumentacji przebiegu nauczania, pomocy psychologiczno-pedagogicznej czy funduszu socjalnego.

Zgoda rodzica lub pełnoletniego ucznia jest potrzebna wyłącznie tam, gdzie:

• brak jest wyraźnego przepisu nakazującego gromadzenie danych,
• działanie ma charakter fakultatywny (np. zgoda na publikację wizerunku na stronie szkoły),
• szkoła chce wykorzystać dane w innym celu niż ten wynikający z przepisów (np. udział w projekcie zewnętrznym wymagającym dodatkowych informacji).

Formułując mapę danych, warto przy każdym rejestrze dopisać konkretną podstawę prawną lub wskazanie, że opieramy się na zgodzie. Ułatwia to później weryfikację, czy zakres informacji nie jest nadmiarowy.

Dane zwykłe a szczególne kategorie danych

RODO rozróżnia dane „zwykłe” (np. imię, nazwisko, adres, oceny) od danych szczególnych kategorii – w praktyce szkolnej będą to najczęściej:

• dane o zdrowiu (choroby przewlekłe, alergie, niepełnosprawności),
• informacje o pochodzeniu etnicznym, wyznaniu, światopoglądzie,
• dane o orientacji seksualnej lub życiu seksualnym,
• przynależność do związków zawodowych (dotyczy pracowników).

Przetwarzanie takich danych jest co do zasady zabronione, o ile nie zachodzi jedna z wyjątkowych przesłanek. W szkole typowe podstawy przetwarzania danych szczególnych to:

• konieczność realizacji obowiązków z zakresu prawa pracy i zabezpieczenia społecznego (np. w kadrach),
• realizacja obowiązku szkolnego i zapewnienie uczniowi odpowiednich warunków nauki i bezpieczeństwa (np. orzeczenia, opinie PPP),
• ochrona żywotnych interesów ucznia (np. dane medyczne potrzebne w sytuacji nagłej),
• wyraźna, dobrowolna zgoda rodzica lub ucznia, gdy brak innej podstawy (przy zachowaniu zasady minimalizacji).

Mapa danych powinna wyróżniać rejestry zawierające dane szczególnych kategorii i przypisane im dodatkowe zabezpieczenia: ograniczony dostęp, szyfrowanie, brak kopiowania na prywatne urządzenia, wyraźne terminy usuwania.

Minimalizacja: tylko to, co naprawdę potrzebne

Nawet jeśli przepisy pozwalają coś gromadzić, nie oznacza to, że trzeba zbierać wszystko. Zasada minimalizacji danych mówi, że zakres informacji powinien być adekwatny, stosowny i ograniczony do tego, co niezbędne do osiągnięcia celu.

Z perspektywy mapy danych warto przejść po głównych formularzach i arkuszach, zadając trzy pytania:

• Czy każda z rubryk ma konkretny cel, który potrafimy nazwać?
• Czy ten cel wynika z przepisów lub realnie potrzebnej usługi (np. przydział pomocy socjalnej)?
• Czy cel można osiągnąć przy mniejszym zakresie danych (np. bez PESEL, bez informacji o zawodzie rodzica)?

Przykładowo, przy zapisywaniu dziecka na kółko szachowe zwykle wystarczą: imię, nazwisko, klasa i dane kontaktowe rodzica. Formularz pytający dodatkowo o sytuację materialną, zawód rodziców czy rozpoznane dysfunkcje – bez wyraźnej podstawy prawnej – może być nadmierny.

Dane wrażliwe w kontekście pomocy psychologiczno-pedagogicznej

Obszar PPP generuje szczególnie dużo delikatnych informacji: diagnozy, opinie specjalistów, opisy sytuacji rodzinnej, indywidualne programy. Wiele szkół gromadzi te dane w kilku miejscach równolegle – w teczkach papierowych, notatkach własnych specjalistów, systemach elektronicznych.

Tworząc mapę danych, trzeba ustalić:

• gdzie znajduje się główna, obowiązująca dokumentacja (np. teczka u pedagoga, dokumentacja w sekretariacie),
• jakie dodatkowe, robocze notatki są tworzone i jak długo powinny istnieć,
• kto może mieć wgląd w pełne treści opinii i orzeczeń, a kto tylko w zakres niezbędnych informacji (np. wskazania do pracy z uczniem bez ujawniania rozpoznań medycznych),
• w jaki sposób dokumenty są przekazywane (papier, skan mailem, nośniki przenośne) i jak to zabezpieczyć.

Praktycznym rozwiązaniem bywa wypracowanie krótkiego arkusza informacji dla nauczyciela: bez danych medycznych, ale z jasnymi zaleceniami do pracy. Pełne orzeczenia pozostają tylko w jednym, dobrze chronionym miejscu.

Dane do analiz i ewaluacji – jak to robić zgodnie z prawem

Ankiety wśród uczniów i rodziców

Szkoły często sięgają po ankiety: badają samopoczucie uczniów, opinie o atmosferze, oceny pracy szkoły. To przydatne narzędzie, ale szybko może wyjść poza bezpieczne ramy, zwłaszcza gdy zestawia się wrażliwe pytania z danymi identyfikującymi.

Projektując ankietę, trzeba zdecydować:

• czy badanie ma być anonimowe, czy imienne (to przekłada się na zakres pytań),
• czy pytania dotyczą danych szczególnych kategorii (np. zdrowie psychiczne, sytuacja domowa),
• jak będzie wyglądał dostęp do wyników (kto zobaczy odpowiedzi jednostkowe, a kto tylko zbiorcze wykresy).

W praktyce większość ankiet ewaluacyjnych da się przeprowadzić w pełni anonimowo, bez numerów ucznia, maili czy loginów. Jeżeli z jakiegoś powodu konieczne jest przypisanie odpowiedzi do konkretnej osoby, szkoła musi bardzo precyzyjnie opisać podstawę prawną i cel oraz wyraźnie poinformować o tym respondenta.

Analityka w dzienniku elektronicznym

Nowoczesne dzienniki elektroniczne oferują rozbudowane moduły raportowe: wykresy frekwencji, analizy ocen, korelacje między przedmiotami. Korzystając z nich, szkoła pozostaje w ramach tego samego celu, dla którego wprowadzono dane: organizacja i monitorowanie procesu edukacyjnego.

Ryzyko pojawia się, gdy:

• tworzone są listy rankingowe lub etykiety („uczniowie słabi”, „uczniowie problemowi”) dostępne szerzej niż to niezbędne,
• dane są eksportowane poza system i łączenie z innymi zbiorami prowadzi do wniosków wykraczających poza cele edukacyjne (np. profilowanie do innych celów niż praca dydaktyczna),

Łączenie baz i „wielka analityka” w praktyce szkoły

Korzystanie z raportów w dzienniku elektronicznym to jedno, a budowanie rozbudowanych hurtowni danych – drugie. Technicznie często „da się” połączyć dane z dziennika, SIO, arkuszy kadrowych i arkuszy kalkulacyjnych nauczycieli, ale prawnie i etycznie w szkole granica jest dość wyraźna.

Planując łączenie baz, trzeba najpierw odpowiedzieć na pytanie, po co ma powstać nowy zbiór. Przy uczciwej analizie szybko okazuje się, że do większości celów wystarczą:

• dane zanonimizowane (bez możliwości odtworzenia tożsamości),
• dane pseudonimizowane (np. z identyfikatorem technicznym zamiast nazwiska),
• lub po prostu zagregowane statystyki (klasa, rocznik, etap edukacyjny).

Jeżeli szkoła chce stworzyć dodatkową bazę, w której konkretnemu uczniowi można przypisać szereg cech (frekwencja, oceny, korzystanie z PPP, sytuacja materialna, uczestnictwo w projektach), mapa danych powinna odnotować ten zbiór jako osobny rejestr, z opisaniem:

• celu przetwarzania,
• podstawy prawnej,
• źródeł danych (jakie inne rejestry są łączone),
• okresu przechowywania i zasad dostępu.

Jeśli nie da się przekonująco wskazać podstawy prawnej innej niż zgoda, a baza miałaby służyć głównie ciekawości („zobaczmy, co nam z tego wyjdzie”), lepiej zrezygnować lub ograniczyć się do anonimowych, statystycznych zestawień.

Badania naukowe i projekty z partnerami zewnętrznymi

Szkoły często biorą udział w projektach uczelni, fundacji czy firm edukacyjnych, w których partner oczekuje danych o uczniach. Tu właśnie przydaje się dobrze opracowana mapa danych – szybko pokazuje, co można udostępnić, a czego nie wolno wynieść poza szkołę.

Przy każdym takim projekcie trzeba rozstrzygnąć kilka kwestii:

• kto jest administratorem danych (szkoła, partner, a może występują współadministratorzy),
• jakie konkretne dane mają być przekazane (czy na pewno nie wystarczą dane zanonimizowane),
• czy wymagane jest pozyskanie zgód od rodziców / uczniów,
• jak dane będą zabezpieczone i kiedy zostaną usunięte.

Jeżeli partner oczekuje danych w postaci: „pełna lista uczniów z PESEL, ocenami z trzech lat i informacją o sytuacji rodzinnej”, a w dokumentach projektu nie ma jasnej podstawy prawnej ani opisu celu, z punktu widzenia szkoły taki zakres jest nieakceptowalny. Znacznie bezpieczniej udostępnić:

• statystyki zbiorcze na poziomie klas lub roczników,
• anonimowe wyniki ankiet,
• dane z pseudonimizacją (np. kody uczniów, do których tylko szkoła może przypisać nazwiska, a partner widzi wyłącznie kody).

Mapa danych powinna zawierać rubrykę lub osobny zestaw wpisów „projekty zewnętrzne”, w których opisane są wszystkie takie inicjatywy, ich zakres danych i czas trwania, wraz z kopią klauzul informacyjnych oraz wzorów zgód (jeśli były stosowane).



Mapa danych w praktyce: jak ją zbudować krok po kroku

Inwentaryzacja: spis wszystkich miejsc, gdzie są dane

Pierwszym realnym krokiem jest inwentaryzacja. Nie chodzi tylko o rejestry oczywiste, jak dziennik elektroniczny czy sekretariat – trzeba „przejść się” po szkole z perspektywą: gdziekolwiek leży lub krąży informacja o uczniach.

W praktyce inwentaryzacja obejmuje zazwyczaj:

• systemy informatyczne: dziennik elektroniczny, SIO, platforma do rekrutacji, system płatności za obiady, biblioteka, system kontroli wejść,
• dokumentację papierową w sekretariacie, gabinecie dyrektora, pedagoga, psychologa, wychowawców, świetlicy, biblioteki, stołówki, administracji i kadr,
• arkusze kalkulacyjne i „robocze” zestawienia nauczycieli na dyskach sieciowych i w chmurach,
• nośniki przenośne, kopie zapasowe, wydruki pozostawiane w salach lub na korytarzu.

Pomaga proste ćwiczenie: każdy wychowawca i specjalista zapisuje przez tydzień, w jakich formularzach, tabelach, zeszytach i systemach wpisuje cokolwiek o uczniach. Te notatki są potem zebrane i przeniesione do jednego roboczego arkusza – zalążka mapy danych.

Struktura mapy danych – jakie kolumny i pola

Mapa danych może mieć postać rozbudowanej tabeli (np. w arkuszu kalkulacyjnym) lub prostej bazy w systemie wewnętrznym. Niezależnie od formy, przy każdym zbiorze warto odnotować przynajmniej:

• nazwę rejestru (np. „Dziennik elektroniczny – moduł ocen i frekwencji”),
• administratorów / opiekunów (kto odpowiada za ten zbiór w szkole),
• kategorie osób (uczniowie, rodzice, nauczyciele, pracownicy),
• zakres danych (jakie pola, w tym dane szczególnych kategorii),
• cele przetwarzania (np. realizacja obowiązku szkolnego, rozliczenia finansowe, ewaluacja wewnętrzna),
• podstawę prawną (konkretny przepis lub „zgoda” – z opisem, jak i kiedy zbierana),
• formę (papierowa, elektroniczna, mieszana),
• miejsca przechowywania (pokój, szafa, system informatyczny, dostawca chmurowy),
• okres przechowywania i sposób usuwania,
• odbiorców danych (komu dane są przekazywane, w tym podmioty przetwarzające),
• zabezpieczenia (ogólny opis: szafa zamykana, uprawnienia w systemie, szyfrowanie, kopie zapasowe).

Taka struktura pozwala szybko wychwycić niespójności. Jeśli przy jakimś rejestrze nie da się wpisać jasnego celu lub podstawy prawnej, to pierwszy kandydat do ograniczenia lub likwidacji.

Rozmowa z nauczycielami i personelem niepedagogicznym

Żadna mapa danych nie powstanie sensownie bez umówienia się z ludźmi, którzy na co dzień pracują z dokumentacją. Dobrze sprawdzają się krótkie warsztaty z reprezentantami różnych grup: sekretariat, wychowawcy, nauczyciele przedmiotowi, pedagodzy, biblioteka, administracja.

Podczas takich spotkań można:

• pokazać wstępny zarys mapy,
• dopisać brakujące rejestry (np. „zeszyt dyżurów”, „zeszyt spóźnień w świetlicy”),
• omówić praktyki, które budzą wątpliwości (np. notatniki z pełnymi diagnozami krążące między salami),
• wspólnie zastanowić się, jak zredukować liczbę miejsc, w których te same dane są powielane.

Przykładowo, w jednej ze szkół okazało się, że informacje o stanie zdrowia uczniów pojawiają się w pięciu różnych wersjach: w karcie zdrowia, w sekretariacie, u wychowawcy, w teczce pedagoga i w prywatnym notesie nauczyciela WF. Po przeanalizowaniu potrzeb część z tych zbiorów po prostu zlikwidowano, a część „odchudzono” tak, by nauczyciel WF miał tylko informacje niezbędne dla bezpieczeństwa ćwiczeń.

Określenie ról i dostępów w szkole

Mapa danych nie powinna kończyć się na opisie rejestrów. Trzeba powiązać je z konkretnymi rolami w szkole: kto do czego ma dostęp i na jakim poziomie szczegółowości.

Pomaga proste podejście oparte na zasadzie „need to know”:

• dyrektor i jego zastępcy – dostęp do większości danych, ale niekoniecznie do pełnych treści opinii diagnostycznych, jeśli nie są potrzebne do podejmowania decyzji,
• wychowawcy – dane swojej klasy, w tym informacje wymagane do pracy wychowawczej i bezpieczeństwa,
• nauczyciele przedmiotowi – dane uczniów, których uczą, w zakresie potrzebnym do oceniania i organizacji zajęć,
• specjaliści PPP – pełne dane dotyczące diagnoz i planów wsparcia, ale ograniczony dostęp do innych informacji socjalnych, jeśli nie są one potrzebne,
• sekretariat i administracja – dane formalne, meldunkowe, rozliczeniowe, bez zbędnego wglądu w wrażliwe szczegóły sytuacji rodzinnej.

Na tej bazie można potem zbudować matrycę uprawnień w systemach oraz zasady udostępniania dokumentów papierowych (np. kto może wypożyczyć z archiwum daną teczkę i na jak długo).

Bezpieczeństwo techniczne i organizacyjne wokół mapy danych

Kopie zapasowe, chmura i poczta e-mail

Sama mapa danych nie zabezpieczy informacji, jeśli jednocześnie każdy może wysłać pełne zestawienie uczniów na prywatną skrzynkę. Trzeba więc powiązać ją z kilkoma prostymi zasadami technicznymi.

Kilka krytycznych obszarów, które często wychodzą podczas przeglądu:

• kopia zapasowa dziennika elektronicznego – kto za nią odpowiada, gdzie jest przechowywana, czy jest szyfrowana,
• chmury prywatne nauczycieli – arkusze na prywatnym Google Drive czy OneDrive z pełnymi listami uczniów i ich PESEL to jeden z częstszych problemów,
• poczta elektroniczna – przesyłanie pełnych list uczniów z danymi wrażliwymi bez szyfrowania, do wielu adresatów,
• nośniki przenośne – pendrive’y bez szyfrowania, gubione w szkole lub w domu.

Mapa danych powinna wskazywać, które zbiory mogą być eksportowane i w jakiej formie (np. tylko po anonimizacji), a także jakie kanały komunikacji są akceptowalne przy przekazywaniu danych rodzicom i instytucjom zewnętrznym (np. szyfrowana poczta, profil zaufany, platforma ePUAP, odbiór osobisty).

Dokumentacja szkolna a prywatne notatki nauczyciela

W wielu szkołach granica między oficjalną dokumentacją a prywatnymi notatkami jest rozmyta. Nauczyciel zapisuje w zeszycie uwagi o uczniu, potem przekłada je do dziennika, a zeszyt leży w klasie dostępnej także dla innych osób.

Warto jasno zdefiniować dwie kategorie:

• dokumentacja szkolna – oficjalne rejestry, za które szkoła jako administrator ponosi pełną odpowiedzialność,
• notatki robocze – tymczasowe zapiski, które służą przygotowaniu zajęć czy ocen, ale nie są wykorzystywane jako dowód ani nie trafiają do teczek ucznia.

Jeśli „notatka” zaczyna zawierać rozbudowane opisy sytuacji rodzinnej, diagnozy czy informacje o zdrowiu, w praktyce staje się częścią dokumentacji szkolnej i musi zostać objęta mapą danych. Wtedy trzeba określić, gdzie jest przechowywana, kto może ją zobaczyć i kiedy powinna zostać zniszczona.

Procedury naruszeń i incydentów

Żadna szkoła nie uniknie wpadek: zgubiony dziennik, omyłkowo wysłany mail do wszystkich rodziców, pozostawione wydruki na kserokopiarce. Mapa danych bardzo ułatwia analizę takich sytuacji – wiadomo, z jakiego rejestru pochodzą dane, jaki miały zakres, jakie osoby mogą być dotknięte naruszeniem.

W procedurze reagowania na incydenty dobrze powiązać kroki z mapą danych:

• identyfikacja jakiego zbioru dotyczy naruszenie,
• sprawdzenie w mapie, jakie kategorie danych zawiera ten zbiór (np. czy są dane szczególnych kategorii),
• ocena ryzyka na tej podstawie i decyzja, czy trzeba powiadomić organ nadzorczy oraz osoby, których dane dotyczą.

Taki usystematyzowany sposób działania zmniejsza chaos i skraca czas reakcji, bo nie trzeba za każdym razem na nowo „odkrywać”, co właściwie wyciekło.

Uczniowie i rodzice jako podmioty danych w szkolnej mapie

Realizacja praw ucznia i rodzica do informacji

RODO daje uczniom (a w ich imieniu często rodzicom) konkretne prawa: wglądu do danych, sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a w niektórych przypadkach – sprzeciwu. Szkoła musi być w stanie odpowiedzieć na takie wnioski bez wielodniowego szukania po segregatorach. Tu właśnie mapa danych okazuje się praktycznym narzędziem.

Przy wniosku rodzica o dostęp do danych wystarczy zajrzeć do mapy i sprawdzić:

• w jakich rejestrach występują dane tego ucznia (dziennik, PPP, świetlica, stołówka itd.),

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Co to jest mapa danych w szkole?

Mapa danych w szkole to uporządkowany „spis” wszystkich informacji gromadzonych w placówce: jakie dane są zbierane, w jakich systemach i dokumentach się znajdują, kto za nie odpowiada, na jakiej podstawie prawnej są przetwarzane i do czego są używane. Może mieć formę prostego arkusza kalkulacyjnego lub schematu.

To nie jest wyłącznie dokument „pod RODO”, ale praktyczne narzędzie zarządzania informacją, które pokazuje pełny obraz danych edukacyjnych – od dziennika elektronicznego, przez SIO, po papierowe segregatory i prywatne pliki nauczycieli.

Po co szkole mapa danych, skoro mamy już dziennik elektroniczny?

Dziennik elektroniczny jest tylko jednym z wielu źródeł danych. Oprócz niego funkcjonują SIO, systemy kadrowo‑płacowe, dokumentacja papierowa, formularze online, arkusze kalkulacyjne nauczycieli czy rejestry pedagoga i psychologa. Bez mapy danych każda z tych „wysp” działa osobno, co powoduje duplikaty, chaos i błędy.

Mapa danych pozwala zobaczyć, jak informacje przepływają między sekretariatem, wychowawcami, specjalistami, biblioteką, świetlicą i organem prowadzącym. Dzięki temu szkoła szybciej znajduje potrzebne dane, ogranicza wielokrotne wprowadzanie tych samych informacji i może wyciągać lepsze wnioski z analizy wyników, frekwencji czy udzielanego wsparcia.

Jakie systemy i źródła powinny znaleźć się w mapie danych szkoły?

W mapie danych powinny zostać ujęte przede wszystkim:

• dziennik elektroniczny (dane uczniów i rodziców, oceny, frekwencja, zachowanie, zajęcia dodatkowe),
• System Informacji Oświatowej (SIO) i inne systemy sprawozdawcze,
• dokumentacja papierowa: arkusze ocen, protokoły, zgody, opinie i orzeczenia PPP, dokumentacja pomocy psychologiczno‑pedagogicznej, ankiety, formularze,
• systemy kadrowo‑płacowe oraz finansowo‑księgowe (w zakresie danych edukacyjnych),
• arkusze kalkulacyjne, „prywatne” rejestry i notatniki nauczycieli zawierające dane uczniów,
• formularze online (zapisy na zajęcia, rekrutacja do projektów, konkursy itp.).

Przy każdym źródle warto wskazać: jakie typy danych zawiera, kto jest ich właścicielem, gdzie są przechowywane, na jakiej podstawie prawnej i jak długo można je przetwarzać.

Jak zacząć tworzenie mapy danych w szkole krok po kroku?

Najprościej zacząć od stworzenia arkusza z kolumnami typu: obszar szkoły (sekretariat, dydaktyka, PPP, biblioteka itd.), źródło danych (system, formularz, segregator), rodzaj danych (np. dane identyfikacyjne, oceny, frekwencja, dane zdrowotne), właściciel danych, lokalizacja, podstawa prawna, okres przechowywania.

Następnie warto:

• spisać wszystkie używane systemy i dokumenty w sekretariacie oraz dzienniku elektronicznym,
• zidentyfikować segregatory i formularze papierowe u dyrektora, pedagoga, psychologa, wicedyrekcji,
• porozmawiać z nauczycielami o dodatkowych arkuszach i notatkach z danymi uczniów,
• oznaczyć dane nadmiarowe lub szczególnie wrażliwe (np. zdrowotne) oraz miejsca, gdzie dochodzi do duplikowania informacji.

Jakie dane szkoła może zbierać legalnie, a czego lepiej nie gromadzić?

Szkoła może zbierać przede wszystkim dane niezbędne do realizacji zadań wynikających z przepisów oświatowych: dane identyfikacyjne uczniów i rodziców, informacje o przebiegu nauki (oceny, klasyfikacje), frekwencję, informacje o organizacji zajęć, wsparciu psychologiczno‑pedagogicznym w zakresie wymaganym przez prawo, a także dane potrzebne do sprawozdawczości (np. do SIO).

Należy ostrożnie podchodzić do zbierania informacji wykraczających poza minimum ustawowe, np. szczegółowych opisów sytuacji rodzinnej, danych o zdrowiu, opinii o życiu prywatnym czy aktywności rodziców w systemie. Bez wyraźnej podstawy prawnej lub świadomej zgody i realnej potrzeby edukacyjnej takie dane nie powinny być gromadzone, a mapa danych pomaga je wychwycić i ograniczyć.

Jak mapa danych pomaga w analizie edukacyjnej i „big data” w szkole?

Mapa danych jest punktem wyjścia do jakiejkolwiek analizy edukacyjnej. Pokazuje, jakie dane szkoła już ma, w jakiej są jakości, gdzie są luki, a gdzie występują duplikaty. Dzięki temu można bezpiecznie łączyć informacje z różnych źródeł (np. frekwencję, oceny, wsparcie PPP i udział w zajęciach dodatkowych), aby lepiej identyfikować uczniów wymagających wsparcia lub oceniać skuteczność działań szkoły.

Dopiero po uporządkowaniu źródeł i przepływów danych ma sens sięganie po bardziej zaawansowane narzędzia analityczne czy rozwiązania typu „big data”. Bez tego szkoła ryzykuje analizę niepełnych, niespójnych lub zebranych niezgodnie z prawem informacji.

Jak często aktualizować mapę danych i kto powinien za nią odpowiadać?

Mapa danych powinna być „żywym” dokumentem, aktualizowanym przy każdej istotnej zmianie: wdrożeniu nowego dziennika elektronicznego, dodaniu systemu lub formularza online, zmianie procedur archiwizacji, wprowadzeniu nowego rodzaju dokumentacji (np. nowych kart obserwacji ucznia).

Najczęściej odpowiedzialność za mapę danych ponosi dyrektor lub wyznaczona osoba (np. wicedyrektor, koordynator ds. danych, inspektor ochrony danych we współpracy ze szkołą). Ważne, by w proces byli włączeni przedstawiciele kluczowych obszarów: sekretariatu, nauczycieli, pedagoga/psychologa oraz osoby przygotowujące sprawozdania i analizy.

Co warto zapamiętać

• Mapa danych w szkole to praktyczne narzędzie zarządzania informacją, które pokazuje, jakie dane są gromadzone, gdzie się znajdują, kto za nie odpowiada, jak są wykorzystywane i na jakiej podstawie prawnej są przetwarzane.
• Brak mapy danych prowadzi do chaosu informacyjnego: powielania pracy, wielu rozproszonych plików i formularzy oraz trudności w odnalezieniu i połączeniu potrzebnych informacji.
• Uporządkowana mapa danych przyspiesza dostęp do kluczowych informacji (np. o uczniach, frekwencji, wynikach, wsparciu), ogranicza duplikowanie danych i ułatwia tworzenie raportów oraz sprawozdań.
• Mapa danych wspiera lepsze decyzje edukacyjne, bo pozwala łączyć dane z różnych źródeł (frekwencja, oceny, wsparcie specjalistów, zajęcia dodatkowe) i szybciej identyfikować uczniów wymagających szczególnego wsparcia.
• Przemyślane zarządzanie danymi zwiększa bezpieczeństwo prawne szkoły, ograniczając zbieranie informacji „na zapas” i eliminując zbędne formularze bez jasnej podstawy prawnej.
• Mapa danych nie musi być skomplikowanym dokumentem – może to być prosty arkusz, schemat przepływu danych lub krótkie opisy procesów, pod warunkiem że jest aktualizowana przy każdej zmianie systemów i rozwiązań.
• Dziennik elektroniczny i System Informacji Oświatowej są kluczowymi formalnymi źródłami danych; mapa powinna jasno pokazywać, jakie dane z nich pochodzą, jak są przetwarzane i jak uniknąć ich podwójnego wprowadzania.

Przeczytaj również:

• 

  RODO w szkole – jak legalnie analizować dane uczniów?

• 

  RODO a blockchain – czy to się da pogodzić?

• 

  Jakie dane można legalnie zbierać i analizować?

• 

  RODO w szkole – praktyczne wyzwania

• 

  Edukacja zdalna a RODO – o czym muszą pamiętać nauczyciele?

• 

  Tableau, Power BI, Excel – jak wizualizować dane edukacyjne?